Privacy
De Oeteldonksche Club van 1882 verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacywetgeving (GDPR / AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Oeteldonk. Wat verandert er? Wat moet je doen?
Privacy statement en privacy beleid
In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Oeteldonksche Club van 1882.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt de Oeteldonksche Club van 1882 persoonsgegevens?
De Oeteldonksche Club van 1882 verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
-
Leden en vrijwilligers van de Oeteldonksche Club van 1882 aangesloten organisatieonderdelen (ministeries, commissies etc.)
-
Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap van de Oeteldonksche Club van 1882 of ooit een lidmaatschap hebben gehad
-
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van de Oeteldonksche Club van 1882 verwerken persoonsgegevens in e-Captain, de administratieve applicatie van de Oeteldonksche Club van 1882 en de daaraan gerelateerde applicaties. De organisatie(s) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens. Zelf kun je dit ook, nadat je bent geregistreerd. Zo zal in geval van een lid van de Oeteldonksche Club van 1882 waarvan hij of zij lid wordt, zorg moeten dragen voor de juiste registratie in e-Captain.
Waarvoor verwerkt de Oeteldonksche Club van 1882 persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden de Oeteldonksche Club van 1882 of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we enkele persoonsgegevens nodig om een juiste inschrijving als lid te kunne doen en zorg te dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Wij vragen dan jouw naam, adres, e-mail en geboortedatum. Als je eenmaal lid of relatie van de Oeteldonksche Club van 1882 bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van de Oeteldonksche Club van 1882. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, lidmaatschap en interne statistische analyses (soort lid verdeling, plaats top tien en verdeling leeftijdscategorieën).
Verwerkt de Oeteldonksche Club van 1882 ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
De Oeteldonksche Club van 1882 controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
Hoe gaat de Oeteldonksche Club van 1882 met mijn persoonsgegevens om? Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in e-Captain met je Mijn e-Captain-account kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met de Oeteldonksche Club van 1882, terugvinden en bewerken.
Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld ledenadministratie) kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
De Oeteldonksche Club 1882 deelt uitsluitend de persoonsgegevens met andere organisaties (zoals drukkerij t.b.v. het drukken van de ledenpassen). Met deze organisatie zal een verwerkersovereenkomst afgesloten worden waarin wij eisen opleggen ten aanzien van het vertrouwelijk omgaan met de persoonsgegevens.
De gegevens worden voor de duur van het lidmaatschap bij de Oeteldonksche Club van 1882 tot maximaal een jaar na beëindigen van het lidmaatschap bewaard. U bent niet verplicht persoonsgegevens te geven maar deze zijn wel noodzakelijk voor een lidmaatschap. Indien u deze gegevens niet wenst te geven is het gevolg dat u geen lid kunt zijn van de Oeteldonksche Club van 1882.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Oeteldonksche Club van 1882 gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens de Oeteldonksche Club van 1882 van mij verwerkt?
Door in te loggen in e-Captain met je Mijn e-Captain-account kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met de Oeteldonksche Club van 1882, terugvinden en bewerken.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Oeteldonksche Club van 1882 kun je terecht bij de Minister van Secretariaat
E-mail berichtgeving
Om het gebruik van e-Captain zo makkelijk mogelijk te maken, kan de Oeteldonksche Club van 1882 je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. De Oeteldonksche Club van 1882 beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Voor overige berichten is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van de betreffende organisatie. Indien je geen prijs stelt op informatie over de activiteiten waarvan je lid bent, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van je gegevens, kun je dit aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval het desbetreffende ministerie informeren, zodat zij als verantwoordelijke kunnen reageren op je verzoek.
Wijzigingen privacy beleid
De Oeteldonksche Club van 1882 behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid voor het gebruik van e-Captain te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.